Как KMS Gran сохранила интеллектуальный капитал ООО “Полесье” - компании   в области атомной энергетики

Мы провели интервью с Юлией Рогозиной, специалистом по внедрению информационных систем, чтобы подробно рассказать о пути ООО «Полесье» от разрозненного хранения знаний к единой централизованной системе. Этот опыт будет особенно ценен для производственных, инжиниринговых и наукоемких компаний, которые стремятся систематизировать свой интеллектуальный капитал.

Задача: в 2025 году перед компанией наиболее остро встала необходимость создать единое хранилище структурированной информации для всех подразделений. Нужно было упростить доступ сотрудников к инструкциям и руководствам, сократить сроки адаптации новых работников, повысить эффективность внутреннего взаимодействия и обмена знаниями между отделами.

Причина: до 2025 года управление знаниями в компании носило стихийный характер. Информация передавалась устно от опытных сотрудников к новичкам, а документация велась фрагментарно. Как отметила Юлия Р.:

Такая разобщенность приводила к дублированию усилий при поиске информации, торможению в решении типовых задач, довольно длительным срокам адаптации новых сотрудников и, наконец, к риску потери знаний при увольнении опытных специалистов.

Основная цель внедрения состояла в создании единого центра знаний, доступного каждому сотруднику. Представитель компании акцентирует, что при выборе kms ставили перед собой следующие основные цели и задачи:

● Обеспечить единое хранилище актуальной и структурированной информации для всех подразделений

● Упростить доступ к инструкциям для сотрудников

● Обеспечить быструю адаптацию новых сотрудников за счет наличия необходимых руководств и инструкций

● Ну и повысить эффективность внутреннего взаимодействия и обмена знаниями.

В марте 2025 года ООО «Полесье» приступило к внедрению системы управления знаниями KMS Gran. При выборе решения компания руководствовалась строгими критериями, о чём подробно рассказала специалист по внедрению информационных систем :

Основной сложностью стал психологический барьер сотрудников, отмечает Юлия Р. :

Для решения проблемы в организации применили комплекс мер:

● Обязательность использования. Инструкции по работе с ключевым ПО (включая модули документооборота) стали размещаться исключительно в базе знаний. Как пояснила специалист по внедрению информационных систем представитель: «..скажем так, вовлечение связано с внедрением новой конфигурации одной информационной системы. В рамках этого процесса инструкции по работе с программным обеспечением (включая модули документооборота и метрологии) стали размещаться исключительно в KMS Gran. И для того, чтобы пользоваться новым ПО, сотрудникам необходимо было понимать, как это делать. Мы просто стали отправлять сотрудников в базу знаний для ознакомления с информацией. Для того, чтобы они могли самостоятельно ознакомиться с теми аспектами, которые необходимы для пользования в программе, для пользования определенными инструментами в программе».

Кроме того, некоторые подразделения разработали и предоставили инструкции для новых сотрудников, для того чтобы ускорить процесс адаптации новичков и обеспечить быстрое погружение в работу, а также для понимания своих обязанностей в рамках предприятия.

● Постепенное внедрение. Начали с базовых функций - с создания структурированной базы знаний. Затем добавляли расширенные возможности - поиск по инструкциям, разграничение прав доступа.

Этот функционал Юлия Р. отмечает отдельно:

● Поддержка на местах. Назначение ответственных за подготовку информации для наполнения базы в каждом отделе.

● Обратная связь. Данный этап предполагает поддержание постоянной обратной связи ответственных за наполнение программы и пользователями в случае возникновения вопросов используя инструмент встроенной обратной связи.

Текущий workflow управления знаниями включает пять этапов:

Как отметила представитель компании:

Сотрудники выделяют пять критически важных возможностей KMS Gran:

Еще один важный момент - поддержка вендора на любом этапе - от внедрения системы до ее кастомизации. Пример из практики: «У некоторых пользователей возникали вопросы по работе с поисковой системой. Один сотрудник при введении определенных слов получал список материалов, другой — нет. Мы обратились к специалистам техподдержки KMS Gran. Они оперативно оказали помощь».

Через девять месяцев после внедрения компания зафиксировала следующие достижения:

Опыт ООО «Полесье» демонстрирует, что система управления знаниями устраняет «информационные острова» между подразделениями и создаёт устойчивую базу корпоративных знаний, обеспечив надежный фундамент для долгосрочного роста и конкурентоспособности на рынке.

Ключевые уроки для других компаний, которые Юлия Рогозина, как эксперт по внедрению информационных технологий, советует учитывать:

Как резюмировала Юлия:

Мы благодарим ООО «Полесье» за доверие и плодотворное сотрудничество. Наш опыт в такой ответственной отрасли вдохновляет развиваться дальше!

Смотрите также