30 декабря 2025

Как KMS Gran сохранила интеллектуальный капитал ООО “Полесье” - компании   в области атомной энергетики

Как KMS Gran сохранила интеллектуальный капитал ООО “Полесье” - компании в области атомной энергетики
ООО «Полесье» — динамично развивающееся машиностроительное предприятие в области атомной энергетики. Здесь точность, наукоемкость, актуальность и безопасность данных имеют первостепенное значение. Более 20 лет компания занимается производством и поставкой оборудования для атомных станций как в России, так и за рубежом.
Мы провели интервью с Юлией Рогозиной, специалистом по внедрению информационных систем, чтобы подробно рассказать о пути ООО «Полесье» от разрозненного хранения знаний к единой централизованной системе. Этот опыт будет особенно ценен для производственных, инжиниринговых и наукоемких компаний, которые стремятся систематизировать свой интеллектуальный капитал.
Задача: в 2025 году перед компанией наиболее остро встала необходимость создать единое хранилище структурированной информации для всех подразделений. Нужно было упростить доступ сотрудников к инструкциям и руководствам, сократить сроки адаптации новых работников, повысить эффективность внутреннего взаимодействия и обмена знаниями между отделами.
Причина: до 2025 года управление знаниями в компании носило стихийный характер. Информация передавалась устно от опытных сотрудников к новичкам, а документация велась фрагментарно. Как отметила Юлия Р.:
«До внедрения KMS Gran управление знаниями осуществлялось в основном через передачу информации от опытных сотрудников к новичкам внутри подразделений. Этот процесс был неформальный, зависел от личного опыта и взаимодействия между сотрудниками. Некоторые подразделения и отдельные сотрудники вели собственные записи, использовали их в качестве инструкции. Однако единая система хранения и управления этими знаниями отсутствовала, в результате чего возникали разрозненные источники информации, что затрудняло быстрый доступ к необходимым знаниям и снижало эффективность работы».
Такая разобщенность приводила к дублированию усилий при поиске информации, торможению в решении типовых задач, довольно длительным срокам адаптации новых сотрудников и, наконец, к риску потери знаний при увольнении опытных специалистов.

Как выбирали и внедряли систему

Основная цель внедрения состояла в создании единого центра знаний, доступного каждому сотруднику. Представитель компании акцентирует, что при выборе kms ставили перед собой следующие основные цели и задачи:
Обеспечить единое хранилище актуальной и структурированной информации для всех подразделений

Упростить доступ к инструкциям для сотрудников

Обеспечить быструю адаптацию новых сотрудников за счет наличия необходимых руководств и инструкций

Ну и повысить эффективность внутреннего взаимодействия и обмена знаниями.
В марте 2025 года ООО «Полесье» приступило к внедрению системы управления знаниями KMS Gran. При выборе решения компания руководствовалась строгими критериями, о чём подробно рассказала специалист по внедрению информационных систем :
«Ключевыми критериями выбора системы управления знаниями для нашей компании были: удобство и интуитивность интерфейса для пользователей, возможность централизованного хранения и структурирования документации, обеспечение быстрого и безопасного доступа к информации, поддержка поиска и навигации по знаниям, наличие механизмов контроля версий и прав доступа. Система, предложенная командой Gran Soft полностью соответствовала этим критериям, представляя удобный интерфейс, надежную систему хранения и поиска знаний».

Этапы внедрения

  • Начали с анализа текущих процессов
    Был проведен аудит существующих способов хранения и передачи знаний, выявлены «узкие места». Среди них - отсутствие единой базы данных, разрозненность инструкций по подразделениям и зависимость от личных знаний сотрудников
  • Далее, начали подготовку инфраструктуры
  • Перенос данных
    Систематизация и загрузка в базу знаний технических инструкций, руководств по ПО, внутренних регламентов
  • Обучение персонала
    Опытная эксплуатация. Запуск в одном отделе с последующим масштабированием на всю компанию

Преодоление сопротивления

Основной сложностью стал психологический барьер сотрудников, отмечает Юлия Р. :
«Наиболее сложным моментом при внедрении KMS Gran было вовлечение сотрудников к активному использованию нового инструмента. Например, сотрудникам было привычнее просто позвонить и узнать, как выполнять то или иное действие. Адаптация к новой системе требовала времени, дополнительных усилий для изменения привычек».
Для решения проблемы в организации применили комплекс мер:
Обязательность использования. Инструкции по работе с ключевым ПО (включая модули документооборота) стали размещаться исключительно в базе знаний. Как пояснила специалист по внедрению информационных систем представитель: «..скажем так, вовлечение связано с внедрением новой конфигурации одной информационной системы. В рамках этого процесса инструкции по работе с программным обеспечением (включая модули документооборота и метрологии) стали размещаться исключительно в KMS Gran. И для того, чтобы пользоваться новым ПО, сотрудникам необходимо было понимать, как это делать. Мы просто стали отправлять сотрудников в базу знаний для ознакомления с информацией. Для того, чтобы они могли самостоятельно ознакомиться с теми аспектами, которые необходимы для пользования в программе, для пользования определенными инструментами в программе».
Кроме того, некоторые подразделения разработали и предоставили инструкции для новых сотрудников, для того чтобы ускорить процесс адаптации новичков и обеспечить быстрое погружение в работу, а также для понимания своих обязанностей в рамках предприятия.
Постепенное внедрение. Начали с базовых функций - с создания структурированной базы знаний. Затем добавляли расширенные возможности - поиск по инструкциям, разграничение прав доступа.
Этот функционал Юлия Р. отмечает отдельно:
«Скажем так, мы можем настраивать уровни доступа к корпоративным данным: Общие материалы – для сотрудников всех подразделений, определенные инструкции - для отдельные групп сотрудников. Это помогает избежать случайного распространения какой-то закрытой информации или скрыть необязательную информации для определенной группы сотрудников».
Поддержка на местах. Назначение ответственных за подготовку информации для наполнения базы в каждом отделе.

Обратная связь. Данный этап предполагает поддержание постоянной обратной связи ответственных за наполнение программы и пользователями в случае возникновения вопросов используя инструмент встроенной обратной связи.

Как выстроен процесс сегодня

Текущий workflow управления знаниями включает пять этапов:
  • Запрос на размещение
    Руководители подразделений направляют материалы в Отдел информационных технологий, если информации нет в базе.
  • Подготовка контента
    Ответственный сотрудник в Отделе информационных технологий структурирует данные, адаптирует под формат системы, добавляет теги и категории.
  • Согласование
    Материалы проверяются и утверждаются ответственными лицами.
  • Публикация
    Информация размещается в соответствующих разделах с настройкой прав доступа
  • Актуализация
    Через механизм обратной связи собираются вопросы и предложения для улучшения контента.
Как отметила представитель компании:
«Встроенная обратная связь способствует разъяснению вопросов, что ведет к постоянному улучшению и актуализации знаний».

Ключевые функции, изменившие работу

Сотрудники выделяют пять критически важных возможностей KMS Gran:
  • Создание и структурирование базы знаний
    «Функция позволила систематизировать корпоративную информацию, инструкции, руководства. Благодаря четкой структуре материал легко обновляется». Это особенно важно при передаче знаний при увольнении специалистов.
  • Контроль доступа и гибкое разграничение прав
    Система позволяет:
    назначать уровни доступа к конфиденциальным инструкциям;
    ограничивать просмотр для определённых групп;
    предотвращать случайное распространение закрытой информации.
  • Поисковая система и фильтры
    «Быстрый, точный поиск нужных материалов по ключевым словам, категориям, тегам значительно сокращает время на поиск информации, повышает эффективность работы сотрудников, снижает нагрузку на руководителей, которые раньше несколько раз отвечали на одни и те же вопросы».
  • История изменений и версии документов
    Функция даёт возможность:
    отслеживать правки;
    сравнивать версии;
    возвращаться к предыдущим редакциям.
  • Глоссарий:
    Функция, помогающая унифицировать сложную производственную терминологию для единого понимания процессов всеми сотрудниками.
Еще один важный момент - поддержка вендора на любом этапе - от внедрения системы до ее кастомизации. Пример из практики: «У некоторых пользователей возникали вопросы по работе с поисковой системой. Один сотрудник при введении определенных слов получал список материалов, другой — нет. Мы обратились к специалистам техподдержки KMS Gran. Они оперативно оказали помощь».

Результаты и эффекты

Через девять месяцев после внедрения компания зафиксировала следующие достижения:
  • Оптимизация поиска информации:
    сократилось время поиска необходимых документов;
    количество повторных запросов в службу поддержки значительно снизилось.
  • Ускорение адаптации персонала:
    быстрое освоение рабочих процессов новыми сотрудниками;
    уменьшилась нагрузка на наставников.
  • Сохранение знаний:
    все материалы уволенных сотрудников остаются в системе;
    исключен риск потери критически важной информации.
  • Повышение прозрачности процессов:
    единый источник достоверных данных для всех подразделений;
    чёткие процедуры обновления и согласования контента.
    возвращаться к предыдущим редакциям.
  • Улучшение взаимодействия:
    уменьшение количества межведомственных запросов.
  • Экономический эффект:
    сокращение издержек на повторную разработку инструкций.

Выводы и рекомендации

Опыт ООО «Полесье» демонстрирует, что система управления знаниями устраняет «информационные острова» между подразделениями и создаёт устойчивую базу корпоративных знаний, обеспечив надежный фундамент для долгосрочного роста и конкурентоспособности на рынке.
Ключевые уроки для других компаний, которые Юлия Рогозина, как эксперт по внедрению информационных технологий, советует учитывать:
  • Важность вовлеченности руководства
    Инициатива должна поддерживаться на уровне руководства.
  • Поэтапность внедрения
    Начинать с пилотных групп, постепенно расширяя охват.
  • Непрерывная актуализация
    Назначить ответственных за обновление контента.
  • Обратная связь
    Регулярно собирать отзывы пользователей для улучшения функционала.
Как резюмировала Юлия:
«Мы готовы рекомендовать KMS Gran компаниям из нашей отрасли. Считаем, что он обладает рядом существенных преимуществ, таких как системный структурированный подход к управлению знаниями, возможность легко корректировать, обновлять информацию, а также высокая прозрачность, доступность данных для всех сотрудников».
Мы благодарим ООО «Полесье» за доверие и плодотворное сотрудничество. Наш опыт в такой ответственной отрасли вдохновляет развиваться дальше!
Смотрите также