24 октября 2023

Корпоративный портал: полный обзор и преимущества

Введение

Те, кто давно занимается управлением бизнесом, когда слышат «корпоративный портал» сразу представляют себе интранет. Но это не совсем та технология. Интранет – это частная локальная сеть, которая используется только внутри компании и не имеет подключения к глобальной Сети. В таком случае пользоваться корпоративной информацией можно только в офисе.

А вот корпоративный портал не требует обязательного нахождения в офисе. Что позволяет обеспечить эффективное взаимодействие между сотрудниками на фоне роста популярности удаленной работы.

Что такое корпоративный портал

К корпоративному порталу при необходимости можно получать доступ не только с рабочего компьютера в офисе, но и с любого другого устройства, включая смартфоны. Как раз это основное отличие сделало корпоративные порталы популярными в компаниях, где важно обеспечить постоянную связь в коллективе и постоянный доступ к рабочим документам.

Технологичные платформы гибко настраиваются под потребности бизнеса, их функциональность может дополняться за счет интеграции с используемыми в компании решениями. Это позволяет обеспечить совместную работу с документацией и агрегацию рабочих данных в едином пространстве.

Отличие от корпоративного сайта

Может появиться вопрос: «У нас есть корпоративный сайт, это ведь то же самое?». Нет, и сейчас мы объясним, чем они отличаются.

Сравнение корпоративного сайта и корпоративнного портала

Сравнение корпоративного сайта и корпоративного портала

Зачем нужен корпоративный портал

С помощью корпоративного портала можно решить широкий спектр бизнес-задач. Например, KMS Gran может объединяться с популярными CRM-системами. Это обеспечивает контроль и управление данными в одном интерфейсе. Причем можно организовать совместную работу нескольких сотрудников в зависимости от их должностей и доступов.

Ниже мы перечислим самые частые задачи, которые решаются с помощью корпоративных порталов:

Систематизация документации,
Контроль над выполнением задач,
Повышение прозрачности работы,
Объединение разрозненных сотрудников,
Рост эффективности деятельности,
Развитие корпоративной культуры.

Преимущества централизованной платформы

Использование корпоративного портала для управления бизнес-процессами позволяет собрать всю необходимую информацию в одном месте и структурировать ее. Соответственно, для получения данных не придется тратить время на их сбор с разных источников. Как следствие, ускоряется решение задач и растет эффективность работы коллектива.

Совместная работа над документами дает возможность в режиме реального времени получать обновленную информацию и реагировать на нее. Система уведомлений в KMS Gran сразу обратит внимание пользователей на то, что в доступном им документе произошли изменения.

Улучшение внутренней коммуникации

KMS Gran чаты

Без корпоративного портала доработку документации нужно было бы обсуждать в стороннем мессенджере. Часто таких программ несколько, что вынуждает вспоминать, каким пользуется нужный коллега. Чтобы избежать этой путаницы был создан внутренний мессенджер, позволяющий сразу внутри портала задать необходимые вопросы.

Функциональность предусматривает индивидуальную переписку и создание групповых чатов. Вся информация в переписке хранится внутри системы, что преследует ту же цель сбора данных в едином пространстве.

Мессенджер внутри российской платформы KMS Gran получил дополнительную актуальность еще и после того, как в России начали переходить на отечественные системы обмена сообщениями.

Повышение сотрудничества

Доступность коллег в одном мессенджере прямо в процессе работы с документацией способствует росту сотрудничества между работниками компании. Прямо в процессе общения в системе можно продолжать работу с документами, задавая возникающие вопросы без отрыва от процесса. Плюс работать с одним документом могут несколько человек, что не требует в дальнейшем процесса объединения нескольких документов.

Эффективное управление процессами

KMS Gran журнал действий

Нами продуман целый ряд инструментов для аналитики и отслеживания действий в системе. Например, журнал действий покажет, кто и когда пользовался порталом. А данные по документам расскажут о вносимых изменениях и тех, кто их изучил. Широкий выбор инструментов для анализа данных позволяет быстро замечать слабые места в бизнес-процессе и устранять их до того, как они приведут к заметным для бизнеса последствиям.

Для чего предназначен корпоративный портал

Корпоративные порталы для компаний в 2023 году стали тем инструментом, который позволяет угнаться за прогрессом. Многочасовые согласования документов и совещания с презентацией статистики предприятия на слайдах уходят в прошлое. Теперь впереди идут цифровые подписи во время согласования документов и дашборды на экране, автоматически созданные системой по введенным параметрам.

Разнообразные сферы применения

Назвать какую-то конкретную сферу применения в сегодняшних условиях сложно, потому что корпоративные порталы становятся настоящими суперприложениями. Если начиналось все с базовых функций хранения информации и коммуникации, то теперь внутри одной системы могут быть и календари, и планировщики, и мероприятия. Фактически каждая компания в любой сфере может создать собственный портал, покрывающий все ее потребности.

Преимущества для различных бизнес-подразделений

Мы можем отметить общие преимущества, которые каждая компания сможет получить при запуске единого портала для персонала:

Организация совместной работы,
Личные и групповые чаты,
База знаний,
Информативные отчеты,
Доступ с мобильных устройств.

Важно правильно подойти к внедрению корпоративного портала. Стоит смотреть не только на технические вопросы, но и на восприятие новых правил работы коллективом.

Подходит ли корпоративный портал вашей компании?

Корпоративные порталы способны оказывать позитивное влияние на развитие бизнеса, но для этого надо выбрать единое пространство в соответствии с характеристиками компании.

Факторы принятия решения

Точно нужен корпоративный портал в следующих случаях:

Есть сложности с управлением проектами и задачами.
Сбои в коммуникации между сотрудниками.
Нет единой базы знаний для опытных сотрудников и обучающих материалов для новичков.
Есть несколько офисов, взаимодействующих между собой.
Существуют риски для конфиденциальности данных.

Если актуален хоть один из перечисленных пунктов, тогда стоит задуматься над возможностью внедрения корпоративного портала. На этом этапе появляется вопрос: «Какую реализацию сервиса выбрать?». Есть несколько вариантов: заняться разработкой собственного продукта, купить коробочное решение, попытаться доработать ранее полученный продукт.

Как определить подходящую модель портала

Выбор вариантов создания корпоративного портала напрямую зависит от размера компании, текущей ситуации с бизнес-процессами, сроков и финансовых возможностей. Рассмотрим каждый из вариантов подробнее:

Коробочное решение

Подойдет для небольших и средних компаний. Если есть возможность интегрировать сторонние сервисы, то можно рассмотреть этот вариант и для крупных компаний. Плюсами являются скорость запуска и простота технической поддержки. Из минусов встречается ограниченность функционала.

Доработка существующего решения

Подходит компаниям, которые ранее уже покупали или разрабатывали портал, но все еще им не пользуются в полной мере. Доработка решения будет стоить дороже решения «из коробки», но это дешевле разработки новой системы. Прибегать к методу стоит, если нужно немного расширить существующий корпоративный портал.

Самостоятельная разработка

Хорошее решение для крупной компании с большим числом сотрудников. Из плюсов идеальное соответствие потребностям компании по набору инструментов и функций. Из минусов сроки разработки, которые могут превышать год, и дороговизна проекта. Дополнительно придется собрать штат специалистов, отвечающих за разработку и поддержку системы.

Основные функции корпоративного портала

Функций и инструментов может быть настолько много, что единое пространство превратится в суперприложение, покрывающее сразу все задачи по управлению компанией. В то же время существует базовый набор, позволяющий назвать портал корпоративным:

Онлайн-редактор с совместным доступом,
База знаний,
Библиотека файлов,
Мессенджер для индивидуального и группового общения,
Новостной раздел.

Все названные инструменты есть в KMS Gran. Базовый набор может расширяться за счет возможностей программного интерфейса API и кастомизации системы под потребности бизнеса.

Эффективное внедрение корпоративного портала

Внедрение корпоративного портала

Вместе с выбором технического решения нужно продумать стратегию внедрения продукта в бизнес-процессы компании. Люди, привыкшие работать по определенной схеме, часто с трудом меняют привычки. Если ввести в оборот сразу все инструменты без подготовки коллектива, то можно сформировать отторжение, что потенциально замедлит процесс внедрения ПО. Поэтому работа должна быть пошаговой.

Шаги по внедрению

Сформировать портрет пользователей: возраст, потребность в сервисах, устройства для входа в систему.
Составить список необходимых функций.
Выбрать только важные инструменты и запустить для ограниченного количества пользователей. Это позволит обкатать систему с минимальным количеством негатива при потенциальных ошибках.
Подготовить сотрудников к работе в системе. Нужно донести преимущества системы, подготовив презентационные материалы. Можно сделать запуск корпоративного портала праздником на уровне всей компании.
Обновлять портал на регулярной основе. Документы должны постепенно переместиться из прошлых чатов/почты в систему. Лучше, если будут появляться новости и проводиться опросы.

Вовлечение сотрудников и обучение

Постепенное вовлечение сотрудников в корпоративный портал предусматривает постепенный перенос бизнес-процессов внутрь системы. Сотрудники должны перестать рассылать документы по почте и чатам. Общение должно проходить только в рамках мессенджера в системе, включая заполнение и согласование документации.

База знаний при этом должна заполниться обучающими материалами и рабочей документацией. Причем в объеме, который позволяет полностью покрыть ежедневные потребности коллектива. Тогда сотрудники не будут уходить с портала за документацией в другие источники и привыкнут все делать в рамках единого пространства.

Регулярные новости в системе тоже будут мотивировать сотрудников чаще открывать корпоративный портал.

Решение потенциальных проблем

В зависимости от используемого решения поддержка корпоративного портала осуществляется либо собственной командой, либо специалистами компании-разработчика. В любом из вариантов каждый пользователь системы должен иметь под рукой удобную форму для отправки обращений. В случае сложностей сотрудники смогут оперативно связываться либо с технической поддержкой, либо с командой, которая отвечает за поддержку продукта в компании.

Измерение эффективности и достижение метрик

После запуска единого пространства нужно еще проследить за тем, насколько эффективно продукт используется. Нужно помнить, что далеко не все сотрудники сразу и с радостью будут пользоваться предоставленными возможностями. Заметить это позволит аналитика.

Ключевые метрики эффективности

Создание, редактирование документов.
Лайки, оценки, комментарии, прочтение документов.
История запросов, частота запросов.
Количество пользователей.
Среднее время сессии.

Как анализировать полученные данные

Для получения данных достаточно выбрать нужные параметры при формировании отчета. Система соберет их и сведет в единое целое. Это могут быть либо информативные дашборды, либо выгруженные в файл данные. Все зависит от того, каким методом информация лучше воспринимается. В KMS Gran отчеты формируются в несколько кликов. Для большей детализации их можно выгрузить в таблицу, а основные параметры есть возможность изучить с помощью дашбордов.

Преимущества внедрения корпоративного портала

Улучшение процессов и производительности
Рост внутренней прозрачности
Сокращение времени на выполнение задач
Повышение уровня удовлетворенности сотрудников

Кому полезен корпоративный портал

Благодаря существованию системы ролей и разделению пользователей по группам в соответствии с выбранными признаками, контент может быть разделен в соответствии с доступами конкретного специалиста. Конечно, для каждого пользователя ценность корпоративного портала будет своей. И она зависит от того, какие должностные обязанности возложены на сотрудника.

Руководителям и топ-менеджерам

Использование системы отчетов для отслеживания бизнес-процессов.
Собранная в одном месте обратная связь от сотрудников.
Прозрачность работы коллектива компании.

IT-специалистам

Система доступов к инструментам портала.
Список всех сотрудников компании с набором данных о должности и офисе.
Все обращения в одном месте.

Менеджерам по коммуникациям

Раздел новостей для быстрого информирования коллег о событиях и нововведениях.
Отслеживание активности пользователей.
Сбор данных о сотрудниках для оценки «климата» в компании.

Специалистам отдела кадров

Информирование и адаптация новых сотрудников.
Библиотека нужных для работы документов.
Отслеживание численности персонала

Заключение

Корпоративный портал – это важный инструмент для повышения прозрачности и эффективности процессов в компании. Для крупных и активно растущих компаний он особо важен, потому что позволяет ускорить процесс взаимодействия между сотрудниками и даже офисами в разных частях мира.

Корпоративный портал позволяет объединить персонал компании, независимо от формы взаимодействия. Последние годы фиксируется тренд на удаленную работу. А для ее эффективности информация и общение обязательно должны объединяться в одном пространстве.

Важность выбора подходящей платформы

Как мы уже и говорили, самостоятельная разработка требует вложений не только с финансовой точки зрения. Сроки создания и запуска такой системы занимают больше года. Но это еще не все. В системе, созданной с нуля, практически невозможно избежать ошибок. А значит, еще несколько лет такую систему нужно будет обкатывать на практике и дорабатывать.

Российская платформа KMS Gran объединяет набор функций для корпоративного портала и может настраивать функционал под потребности конкретного бизнеса. Изначальный набор функций делает внедрение поэтапным, позволяя постепенно вводить новшества для коллектива.

В итоге использование уже готовой системы с возможностью ее расширения ускоряет внедрение корпоративного портала и облегчает работу по поддержке корпоративного портала. Наработанный опыт и профессиональная техническая поддержка способствуют положительному эффекту от внедрения для компании.

Оцените полный функционал и удобства KMS GRAN в бесплатной демо версии