KMS Gran: миграция базы знаний компании
в российский аналог Wiki, Confluence, Notion
и SharePoint

В условиях современного бизнеса вопрос эффективного управления знаниями становится критически важным для успешного функционирования любой организации. В связи с этим многие компании задумываются о переводе своей базы знаний на новые платформы, особенно когда речь идет о российских разработках. Сегодня мы рассмотрим процесс миграции базы знаний из популярных сервисов, таких как Wiki, Confluence, Notion и SharePoint, в отечественный продукт — KMS Gran.

Переход на российское ПО стал особенно актуален из-за прекращения поддержки со стороны крупных зарубежных вендоров и разработчиков. Это создало серьезные риски для бизнеса и госструктур, включая уязвимости в информационной безопасности и невозможность обновления программ и оплаты сервисов. Российский рынок программного обеспечения, в свою очередь, стремительно развивается, предлагая конкурентоспособные решения для бизнеса. Сервис KMS Gran является мощным инструментом для хранения, систематизации и распространения корпоративных знаний, обладая рядом преимуществ перед зарубежными аналогами:

1. Система KMS Gran включена в реестр отечественного ПО, а наша компания находится в реестре Минцифры.
2. Наличие вендорской и инцидентной технической поддержки на территории России.
3. Гибкие условия внедрения — доступны как облачные решения, так и установка в периметр заказчика по модели On-premise. Это позволяет выбрать оптимальный вариант в зависимости от требований к безопасности и инфраструктуре.
4. Оптимальные условия ценовой политики на рынке программного обеспечения России.

Переход на новую платформу требует тщательной подготовки и планирования. Рассмотрим основные этапы миграции базы знаний в KMS Gran.

Прежде всего, необходимо провести аудит существующей системы управления знаниями. Это включает в себя оценку объема данных, структуры каталогов, прав доступа пользователей и используемых инструментов автоматизации. Результаты анализа помогут определить ключевые требования к новой платформе и разработать план миграции.

На этом этапе проводится подготовка данных к переносу. Необходимо убедиться, что вся информация структурирована и готова к экспорту. Важно также проверить наличие всех необходимых метаданных, таких как авторство документов, даты создания и изменения, версии файлов и т.д.
Решение на базе KMS Gran позволило централизовать накопленные знания компании и выстроить единую базу для специалистов первой и второй линий поддержки. Мы внедрили удобную навигацию по категориям, реализовали полнотекстовый поиск и добавили возможность быстрого обновления материалов. Кроме того, система позволила публиковать критически важные сообщения в формате новостной ленты с возможностью публикации в бегущей строке, мгновенно отображающейся у всех сотрудников в интерфейсе KMS Gran — что особенно важно при возникновении аварий или изменений в процедурах. Также важной функцией стало направление инструкций, хранящихся в базе знаний, клиентам для самостоятельной настройки оборудования, что значительно уменьшило нагрузку на службу поддержки и улучшило клиентский опыт.

Для переноса данных из существующих систем используются специальные инструменты экспорта. В зависимости от исходной платформы, её версии и используемых плагинов, этот процесс может различаться.

После успешного экспорта данные импортируются в KMS Gran. Этот этап требует внимания к корректности структуры каталогов и прав доступа. Важно убедиться, что все пользователи получили необходимые права на доступ к новым документам.

Существует три основных способа импорта данных:

• Полностью автоматический — осуществляется с помощью встроенного инструмента миграции KMS Gran. Подходит для структурированных баз знаний с корректно оформленными метаданными. Данные переносятся без участия человека, с минимальными рисками ошибок.
• Полуавтоматический — требует привлечения контент-менеджера для верификации и корректировки информации на этапе импорта. Этот вариант оптимален, если в исходных материалах имеются неоднородности или необходима предварительная классификация.
• Полностью ручной перенос — осуществляется выделенной командой контент-менеджеров, когда автоматизация невозможна (например, при миграции из неструктурированных источников или устаревших систем). Такой подход обеспечивает максимально точную адаптацию контента под структуру KMS Gran и позволяет сразу производить редактирование и актуализацию информации.

Завершающим этапом является тестирование работы KMS Gran и её опытная эксплуатация. На этом этапе пользователи начинают активно использовать внедрённую базу знаний в реальных рабочих процессах. Команда Gran оказывает всестороннюю поддержку: помогает адаптироваться к новым инструментам, собирает обратную связь и оперативно вносит улучшения в структуру или наполнение системы, если это необходимо. Такой формат совместной работы позволяет быстрее выявить потенциальные узкие места и совместными усилиями достичь наилучшего результата по внедрению и эффективному использованию KMS Gran.

Миграция базы знаний в Knowledge Management System Gran открывает перед компаниями новые возможности для оптимизации процессов управления знаниями. KMS Gran стал оптимальным выбором для многих организаций. Тщательная подготовка и последовательная реализация процесса миграции позволяет минимизировать риски и обеспечить успешный переход на новую платформу.

Смотрите также